人事費用這樣算:勞健保、退休金提撥的會計處理與常見誤區|勞健保退休金提撥實務

人事費用是中小企業最主要的營業費用之一。除了員工的薪資與獎金外,企業依法必須負擔的勞保、健保、勞工退休金提撥,以及相關福利支出,都屬於人事費用範疇。正確處理人事費用,不僅要符合《商業會計法》,更要遵守《勞動基準法》及《全民健康保險法》等規定,是稅務合規的重點領域。

人事費用是指公司因僱用員工而發生的所有成本,主要包含三大組成部分:

1.1 薪資與獎金

薪資與獎金是人事費用的主體,包括:

  • 本薪:員工每月固定薪資
  • 加班費:超時工作的加給
  • 年終獎金:年度績效獎金
  • 績效獎金:依達成目標發放
  • 津貼:交通津貼、伙食津貼、職務津貼等

會計處理:依據權責基礎制,薪資應在員工提供勞務的月份認列為費用,與實際發薪日無關。例如:1 月份的薪資即使在 2 月 5 日才發放,仍應認列為 1 月份的費用。

稅務要求:薪資支出必須有完整憑證支持,包括出勤紀錄、薪資清冊、薪資轉帳證明或領款收據等。

1.2 勞健保費用

勞保、健保費用由雇主、員工、政府三方共同分擔。企業負擔的部分(雇主負擔額)是公司的費用。

保險類別 雇主負擔比例 員工負擔比例 政府負擔比例
勞工保險 70% 20% 10%
全民健康保險 60% 30% 10%
就業保險 70% 20% 10%

會計處理:依據每月繳款單,將雇主負擔部分列為當期保險費用。分錄為:
借:勞健保費用(雇主負擔額)
借:應付薪資(員工負擔額,從薪資中扣除)
貸:銀行存款(總繳款金額)

1.3 勞工退休金提撥

企業必須每月為適用《勞基法》的員工,按不低於每月工資 6% 的比例提繳退休金至勞保局個人專戶。

  • 提撥比例:雇主最低 6%,員工可自願提撥 0-6%
  • 計算基礎:以員工月薪資總額(含本薪及固定津貼)計算
  • 提撥時間:每月工資應於次月底前提繳
  • 稅務優惠:雇主提撥部分可全額列為費用,員工自提部分可自薪資所得中扣除

會計處理:提繳的金額全數列為公司的退休金費用。分錄為:
借:退休金費用(雇主提撥 6%)
借:應付薪資(員工自提部分)
貸:銀行存款

2 人事費用的常見稅務誤區與風險

中小企業在處理人事費用時,最容易因憑證或法令認知不足而產生稅務風險。以下是最常見的誤區:

2.1 誤區 1:虛列人頭薪資

錯誤做法:以不存在的員工名義虛報薪資,或高報親屬薪資但實際未提供勞務。

稅務風險

  • 虛報費用被國稅局剔除,需補繳營所稅
  • 處以罰鍰(補稅額的 0.5-3 倍)
  • 嚴重者可能涉及《稅捐稽徵法》刑責

查核重點:國稅局會比對勞健保投保紀錄、薪資扣繳憑單、銀行轉帳紀錄,檢查是否有實際僱傭關係。

2.2 誤區 2:薪資未按規定扣繳

法定義務:雇主應對員工薪資進行所得稅扣繳,並在次年 1 月底前申報扣繳憑單(免扣繳者亦需申報)。

常見錯誤

  • 未依薪資級距扣繳所得稅
  • 未在期限內申報扣繳憑單
  • 扣繳憑單金額與實際發放不符

罰則:未依規定扣繳或申報,公司將被處以罰鍰(應扣繳稅額的 20%)。

2.3 誤區 3:勞健保投保級距不實

問題:為減少勞健保費用,以低於實際薪資的投保級距投保(俗稱「高薪低報」)。

風險

  • 違反《勞工保險條例》,可處罰鍰並追繳保費
  • 影響員工權益(保險給付減少)
  • 稅務查核時,薪資費用與投保級距差異過大會被質疑

2.4 誤區 4:代墊費用處理不當

情況:公司以現金發放給員工,讓員工自己去繳勞健保費。

問題:若缺乏證明,這筆款項可能被視為額外薪資,產生以下風險:

  • 需列入員工所得並扣繳
  • 公司多繳二代健保補充保費
  • 員工個人所得稅增加

正確做法:由公司統一繳納勞健保費,並從員工薪資中扣除個人負擔部分。

3 勞健保投保級距的合規管理

勞健保投保級距必須如實申報,這不僅是法定義務,也是稅務合規的基礎。

3.1 投保級距的調整時機

  • 新進員工:到職當月加保,投保薪資依約定薪資填報
  • 薪資調整:薪資異動達到級距調整標準時,應於次月調整
  • 定期調整:每年 2 月及 8 月需檢討並調整投保級距
  • 離職員工:離職當日退保

3.2 稅務聯動檢查

國稅局會比對公司申報的薪資費用總額與勞健保投保級距。若兩者差異過大,可能被懷疑:

  • 虛報薪資費用(帳面薪資 > 投保級距)
  • 低報勞健保(投保級距 < 實際薪資)

合理差異:薪資費用總額應等於投保薪資總額 + 合理的獎金、津貼等浮動薪資。差異應有明確說明與憑證支持。

4 2025 年人事費用相關法規更新

2025 年台灣人事費用相關規定有以下重要更新:

  • 基本工資調整:月薪基本工資調整為 27,470 元,時薪調整為 183 元
  • 勞健保級距調整:配合基本工資調整,投保級距上下限同步調整
  • 二代健保補充保費:費率維持 2.11%,單次給付達 2 萬元需扣繳
  • 最低稅負制:企業給付員工的海外所得需注意最低稅負制規定

5 人事費用會計處理實務

5.1 完整的薪資發放流程

步驟 作業內容 會計處理 注意事項
1. 計算應發薪資 本薪 + 津貼 + 獎金 + 加班費 確認出勤紀錄 加班費依法定倍率計算
2. 計算應扣項目 勞健保費 + 所得稅 + 其他扣款 依法定比例計算 扣繳率表需正確適用
3. 計算實發薪資 應發薪資 – 應扣項目 製作薪資清冊 需員工簽收確認
4. 薪資轉帳 轉入員工帳戶 保留轉帳證明 轉帳日期需一致
5. 會計認列 費用認列與分錄 當月費用化 權責基礎制

 

5.2 會計分錄範例

範例:公司員工 10 人,1 月份薪資總額 500,000 元,雇主負擔勞健保費 50,000 元,雇主提繳退休金 30,000 元,代扣員工勞健保費 25,000 元、所得稅 15,000 元。

認列薪資費用
借:薪資費用 500,000
借:勞健保費用 50,000
借:退休金費用 30,000
貸:應付薪資 460,000(實發薪資)
貸:應付代扣款 25,000(員工勞健保)
貸:應付代扣款 15,000(員工所得稅)
貸:應付退休金 30,000(待繳勞保局)
貸:應付保費 50,000(待繳勞健保局)

6 人事費用管理最佳實務

6.1 建立標準作業流程

  • 薪資計算:使用薪資軟體或 Excel 範本,減少人工計算錯誤
  • 憑證管理:建立完整的薪資憑證檔案(出勤、薪資單、轉帳證明)
  • 定期檢核:每月檢核薪資費用與勞健保投保級距的一致性
  • 年度申報:提前準備扣繳憑單申報所需資料

6.2 合規檢查清單

  • 薪資清冊完整且經員工簽收
  • 勞健保投保級距與實際薪資相符
  • 退休金按時足額提繳
  • 所得稅扣繳正確且按時申報
  • 加班費計算符合勞基法規定
  • 二代健保補充保費正確扣繳
  • 會計認列符合權責基礎制

常見問題 FAQ

A:依據權責基礎制,薪資費用應在員工「提供勞務」的月份認列,與實際發薪日無關。

例如:1 月份的薪資即使在 2 月 5 日才發放,仍應在 1 月份的損益表認列為費用。會計分錄為:1 月底借記「薪資費用」、貸記「應付薪資」;2 月 5 日實際發薪時,借記「應付薪資」、貸記「銀行存款」。這樣才能正確反映每個月的成本與獲利。

A:不可以。

只有「雇主負擔」的部分才能列為公司費用。勞保、健保、就業保險的費用由雇主、員工、政府三方分攤。以勞保為例:雇主負擔 70%、員工負擔 20%、政府負擔 10%。公司只能將雇主負擔的 70% 列為費用,員工負擔的 20% 應從薪資中扣除,不能列為公司費用。若誤將全部保費列為費用,會導致費用虛增,稅務查核時會被剔除。

A:兼職人員的處理依勞動關係而異:

(1)僱傭關係(打工、兼職員工) – 需加保勞健保(每週工時 12 小時以上)、提繳退休金、扣繳所得稅、列為薪資費用;(2)承攬關係(接案、外包) – 不需加保勞健保、需扣繳 10% 執行業務所得稅、開立收據或二聯式發票、列為外包費用。判斷關鍵在於是否受公司指揮監督、是否有固定工時。建議與兼職人員簽訂明確的契約,避免勞資爭議。

A:需要。

依據勞工退休金條例,退休金提繳的基礎是「每月工資」,包括:因工作而獲得的報酬,包括本薪、獎金、津貼等。年終獎金若屬於「經常性給與」(如每年固定發放),應納入提繳基礎;若為「非經常性給與」(如臨時性獎勵),則不需提繳。實務上,大多數公司的年終獎金都視為非經常性給與,不需提繳退休金。但建議在勞動契約或工作規則中明確約定,避免爭議。

A:虛列薪資費用是嚴重的稅務違法行為,後果包括:

(1)行政罰 – 補繳營所稅 + 罰鍰(補稅額的 0.5-3 倍)+ 加計利息;(2)刑事責任 – 若金額重大,可能觸犯《稅捐稽徵法》第 41 條逃漏稅罪,處 5 年以下有期徒刑;(3)連帶責任 – 負責人需負連帶責任;(4)信譽受損 – 影響公司信譽與銀行往來。國稅局會透過勞健保投保紀錄、銀行轉帳、員工訪談等方式查核,虛列行為很容易被發現。

結論

人事費用是國稅局查核的重中之重。企業主應:

  • 建立完整的薪資管理制度
  • 確保勞健保投保級距與實際薪資相符
  • 按時足額提繳退休金
  • 正確扣繳所得稅並按時申報
  • 保留完整的憑證供查核

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