人事費用是中小企業最主要的營業費用之一。除了員工的薪資與獎金外,企業依法必須負擔的勞保、健保、勞工退休金提撥,以及相關福利支出,都屬於人事費用範疇。正確處理人事費用,不僅要符合《商業會計法》,更要遵守《勞動基準法》及《全民健康保險法》等規定,是稅務合規的重點領域。
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Toggle1 企業人事費用的組成結構
人事費用是指公司因僱用員工而發生的所有成本,主要包含三大組成部分:
1.1 薪資與獎金
薪資與獎金是人事費用的主體,包括:
- 本薪:員工每月固定薪資
- 加班費:超時工作的加給
- 年終獎金:年度績效獎金
- 績效獎金:依達成目標發放
- 津貼:交通津貼、伙食津貼、職務津貼等
會計處理:依據權責基礎制,薪資應在員工提供勞務的月份認列為費用,與實際發薪日無關。例如:1 月份的薪資即使在 2 月 5 日才發放,仍應認列為 1 月份的費用。
稅務要求:薪資支出必須有完整憑證支持,包括出勤紀錄、薪資清冊、薪資轉帳證明或領款收據等。
1.2 勞健保費用
勞保、健保費用由雇主、員工、政府三方共同分擔。企業負擔的部分(雇主負擔額)是公司的費用。
| 保險類別 | 雇主負擔比例 | 員工負擔比例 | 政府負擔比例 |
|---|---|---|---|
| 勞工保險 | 70% | 20% | 10% |
| 全民健康保險 | 60% | 30% | 10% |
| 就業保險 | 70% | 20% | 10% |
借:勞健保費用(雇主負擔額)
借:應付薪資(員工負擔額,從薪資中扣除)
貸:銀行存款(總繳款金額)
1.3 勞工退休金提撥
企業必須每月為適用《勞基法》的員工,按不低於每月工資 6% 的比例提繳退休金至勞保局個人專戶。
- 提撥比例:雇主最低 6%,員工可自願提撥 0-6%
- 計算基礎:以員工月薪資總額(含本薪及固定津貼)計算
- 提撥時間:每月工資應於次月底前提繳
- 稅務優惠:雇主提撥部分可全額列為費用,員工自提部分可自薪資所得中扣除
會計處理:提繳的金額全數列為公司的退休金費用。分錄為:
借:退休金費用(雇主提撥 6%)
借:應付薪資(員工自提部分)
貸:銀行存款
2 人事費用的常見稅務誤區與風險
中小企業在處理人事費用時,最容易因憑證或法令認知不足而產生稅務風險。以下是最常見的誤區:
2.1 誤區 1:虛列人頭薪資
錯誤做法:以不存在的員工名義虛報薪資,或高報親屬薪資但實際未提供勞務。
稅務風險:
- 虛報費用被國稅局剔除,需補繳營所稅
- 處以罰鍰(補稅額的 0.5-3 倍)
- 嚴重者可能涉及《稅捐稽徵法》刑責
查核重點:國稅局會比對勞健保投保紀錄、薪資扣繳憑單、銀行轉帳紀錄,檢查是否有實際僱傭關係。
2.2 誤區 2:薪資未按規定扣繳
法定義務:雇主應對員工薪資進行所得稅扣繳,並在次年 1 月底前申報扣繳憑單(免扣繳者亦需申報)。
常見錯誤:
- 未依薪資級距扣繳所得稅
- 未在期限內申報扣繳憑單
- 扣繳憑單金額與實際發放不符
罰則:未依規定扣繳或申報,公司將被處以罰鍰(應扣繳稅額的 20%)。
2.3 誤區 3:勞健保投保級距不實
問題:為減少勞健保費用,以低於實際薪資的投保級距投保(俗稱「高薪低報」)。
風險:
- 違反《勞工保險條例》,可處罰鍰並追繳保費
- 影響員工權益(保險給付減少)
- 稅務查核時,薪資費用與投保級距差異過大會被質疑
2.4 誤區 4:代墊費用處理不當
情況:公司以現金發放給員工,讓員工自己去繳勞健保費。
問題:若缺乏證明,這筆款項可能被視為額外薪資,產生以下風險:
- 需列入員工所得並扣繳
- 公司多繳二代健保補充保費
- 員工個人所得稅增加
正確做法:由公司統一繳納勞健保費,並從員工薪資中扣除個人負擔部分。
3 勞健保投保級距的合規管理
勞健保投保級距必須如實申報,這不僅是法定義務,也是稅務合規的基礎。
3.1 投保級距的調整時機
- 新進員工:到職當月加保,投保薪資依約定薪資填報
- 薪資調整:薪資異動達到級距調整標準時,應於次月調整
- 定期調整:每年 2 月及 8 月需檢討並調整投保級距
- 離職員工:離職當日退保
3.2 稅務聯動檢查
國稅局會比對公司申報的薪資費用總額與勞健保投保級距。若兩者差異過大,可能被懷疑:
- 虛報薪資費用(帳面薪資 > 投保級距)
- 低報勞健保(投保級距 < 實際薪資)
合理差異:薪資費用總額應等於投保薪資總額 + 合理的獎金、津貼等浮動薪資。差異應有明確說明與憑證支持。
4 2025 年人事費用相關法規更新
2025 年台灣人事費用相關規定有以下重要更新:
- 基本工資調整:月薪基本工資調整為 27,470 元,時薪調整為 183 元
- 勞健保級距調整:配合基本工資調整,投保級距上下限同步調整
- 二代健保補充保費:費率維持 2.11%,單次給付達 2 萬元需扣繳
- 最低稅負制:企業給付員工的海外所得需注意最低稅負制規定
5 人事費用會計處理實務
5.1 完整的薪資發放流程
| 步驟 | 作業內容 | 會計處理 | 注意事項 |
|---|---|---|---|
| 1. 計算應發薪資 | 本薪 + 津貼 + 獎金 + 加班費 | 確認出勤紀錄 | 加班費依法定倍率計算 |
| 2. 計算應扣項目 | 勞健保費 + 所得稅 + 其他扣款 | 依法定比例計算 | 扣繳率表需正確適用 |
| 3. 計算實發薪資 | 應發薪資 – 應扣項目 | 製作薪資清冊 | 需員工簽收確認 |
| 4. 薪資轉帳 | 轉入員工帳戶 | 保留轉帳證明 | 轉帳日期需一致 |
| 5. 會計認列 | 費用認列與分錄 | 當月費用化 | 權責基礎制 |
5.2 會計分錄範例
範例:公司員工 10 人,1 月份薪資總額 500,000 元,雇主負擔勞健保費 50,000 元,雇主提繳退休金 30,000 元,代扣員工勞健保費 25,000 元、所得稅 15,000 元。
認列薪資費用:
借:薪資費用 500,000
借:勞健保費用 50,000
借:退休金費用 30,000
貸:應付薪資 460,000(實發薪資)
貸:應付代扣款 25,000(員工勞健保)
貸:應付代扣款 15,000(員工所得稅)
貸:應付退休金 30,000(待繳勞保局)
貸:應付保費 50,000(待繳勞健保局)
6 人事費用管理最佳實務
6.1 建立標準作業流程
- 薪資計算:使用薪資軟體或 Excel 範本,減少人工計算錯誤
- 憑證管理:建立完整的薪資憑證檔案(出勤、薪資單、轉帳證明)
- 定期檢核:每月檢核薪資費用與勞健保投保級距的一致性
- 年度申報:提前準備扣繳憑單申報所需資料
6.2 合規檢查清單
- 薪資清冊完整且經員工簽收
- 勞健保投保級距與實際薪資相符
- 退休金按時足額提繳
- 所得稅扣繳正確且按時申報
- 加班費計算符合勞基法規定
- 二代健保補充保費正確扣繳
- 會計認列符合權責基礎制
常見問題 FAQ
A:依據權責基礎制,薪資費用應在員工「提供勞務」的月份認列,與實際發薪日無關。
例如:1 月份的薪資即使在 2 月 5 日才發放,仍應在 1 月份的損益表認列為費用。會計分錄為:1 月底借記「薪資費用」、貸記「應付薪資」;2 月 5 日實際發薪時,借記「應付薪資」、貸記「銀行存款」。這樣才能正確反映每個月的成本與獲利。
A:不可以。
只有「雇主負擔」的部分才能列為公司費用。勞保、健保、就業保險的費用由雇主、員工、政府三方分攤。以勞保為例:雇主負擔 70%、員工負擔 20%、政府負擔 10%。公司只能將雇主負擔的 70% 列為費用,員工負擔的 20% 應從薪資中扣除,不能列為公司費用。若誤將全部保費列為費用,會導致費用虛增,稅務查核時會被剔除。
A:兼職人員的處理依勞動關係而異:
(1)僱傭關係(打工、兼職員工) – 需加保勞健保(每週工時 12 小時以上)、提繳退休金、扣繳所得稅、列為薪資費用;(2)承攬關係(接案、外包) – 不需加保勞健保、需扣繳 10% 執行業務所得稅、開立收據或二聯式發票、列為外包費用。判斷關鍵在於是否受公司指揮監督、是否有固定工時。建議與兼職人員簽訂明確的契約,避免勞資爭議。
A:需要。
依據勞工退休金條例,退休金提繳的基礎是「每月工資」,包括:因工作而獲得的報酬,包括本薪、獎金、津貼等。年終獎金若屬於「經常性給與」(如每年固定發放),應納入提繳基礎;若為「非經常性給與」(如臨時性獎勵),則不需提繳。實務上,大多數公司的年終獎金都視為非經常性給與,不需提繳退休金。但建議在勞動契約或工作規則中明確約定,避免爭議。
A:虛列薪資費用是嚴重的稅務違法行為,後果包括:
(1)行政罰 – 補繳營所稅 + 罰鍰(補稅額的 0.5-3 倍)+ 加計利息;(2)刑事責任 – 若金額重大,可能觸犯《稅捐稽徵法》第 41 條逃漏稅罪,處 5 年以下有期徒刑;(3)連帶責任 – 負責人需負連帶責任;(4)信譽受損 – 影響公司信譽與銀行往來。國稅局會透過勞健保投保紀錄、銀行轉帳、員工訪談等方式查核,虛列行為很容易被發現。
結論
人事費用是國稅局查核的重中之重。企業主應:
- 建立完整的薪資管理制度
- 確保勞健保投保級距與實際薪資相符
- 按時足額提繳退休金
- 正確扣繳所得稅並按時申報
- 保留完整的憑證供查核
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資料來源:
- 勞動部 – 勞動基準法、勞工退休金條例
- 衛生福利部 – 全民健康保險法
- 財政部 – 所得稅扣繳實務
- 勞動部勞工保險局